Электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года: кто обязан перейти и как подготовиться

Электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года: кому нужно подключаться и как подготовить бизнес

С 1 сентября 2026 года в России меняются правила оформления документов при перевозке грузов.

Транспортные накладные, заявки на перевозку и ряд других перевозочных документов по общему правилу нужно будет оформлять в электронном виде. Изменения затронут не только транспортные компании, но также поставщиков, производителей, продавцов и покупателей товаров.

Даже если компания не занимается перевозками профессионально, она может оказаться участником логистической цепочки и получить обязанность подписывать электронную транспортную накладную.

Разберёмся, что такое электронная транспортная накладная, кому она нужна, как проходит оформление и что необходимо сделать бизнесу до 1 сентября 2026 года.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года для участников грузоперевозок становится обязательным электронное оформление ряда документов.

В электронный формат переводятся:

— транспортные накладные;

— заказы и заявки на перевозку;

— поручения экспедитору;

— экспедиторские и складские расписки;

— железнодорожные транспортные накладные;

— грузовые накладные при авиаперевозках.

Новые правила установлены Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. Обмен документами будет проходить через государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

При этом напрямую подключаться к государственной системе компании не нужно. Работа будет организована через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов.

Что такое электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная, или ЭТрН, — это цифровой документ, который подтверждает заключение и исполнение договора перевозки груза автомобильным транспортом.

По назначению электронная накладная аналогична бумажной транспортной накладной, но создаётся, передаётся и подписывается в цифровом виде.

Документ проходит через всех участников перевозки:

— грузоотправителя;

— перевозчика;

— грузополучателя;

— при необходимости экспедитора и других участников логистической цепочки.

Каждый участник заполняет и подписывает свою часть документа. После подписания сведения передаются через оператора в ГИС ЭПД.

Кого затронет обязательный переход на ЭТрН

Обязанность работать с электронными перевозочными документами касается всех участников логистической цепочки, которые задействованы в перевозке груза наёмным транспортом.

К ним относятся:

— грузоотправители;

— грузополучатели;

— перевозчики;

— экспедиторы.

Таким образом, изменения относятся не только к транспортным компаниям.

Например, если организация заказывает доставку товара у стороннего перевозчика, она участвует в грузоперевозке и должна быть готова работать с электронными документами.

Если компания только принимает доставленный товар, она не создаёт накладную, но должна получить документ через систему ЭДО и подписать свою часть, подтверждающую приёмку груза.

Что нужно сделать бизнесу до 1 сентября 2026 года

Переход на электронные транспортные накладные лучше начинать заранее. ФНС отмечает, что внедрение с учётом подключения контрагентов и тестирования процессов может занимать от двух до шести месяцев.

Подготовку можно разделить на несколько этапов.

1. Определить свою роль в грузоперевозках

Сначала нужно понять, в каком качестве компания участвует в перевозке товаров.

Она может быть:

— грузоотправителем;

— грузополучателем;

— перевозчиком;

— экспедитором;

— одновременно отправителем и получателем в разных операциях.

От роли компании зависит, какие части электронной транспортной накладной она должна будет оформлять и подписывать.

Важно проанализировать не только основные договоры перевозки, но и обычные хозяйственные операции.

Например:

— доставка товара покупателю;

— получение материалов от поставщика;

— перевозка продукции между складами;

— привлечение транспортной компании;

— доставка через экспедитора;

— самовывоз товара.

2. Выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД

Обмен электронными транспортными накладными осуществляется через операторов информационных систем электронных перевозочных документов.

Такой оператор должен быть включён в реестр Минтранса России.

Сервис оператора позволяет:

— создавать электронные перевозочные документы;

— направлять их другим участникам перевозки;

— подписывать документы электронной подписью;

— получать документы от контрагентов;

— передавать сведения в ГИС ЭПД;

— хранить электронный архив.

Операторы могут предлагать разные способы работы:

— личный кабинет в браузере;

— мобильное приложение;

— модуль для 1С;

— интеграцию с корпоративной учётной системой;

— передачу данных через API.

Небольшой компании может быть достаточно веб-версии сервиса. Бизнесу с большим количеством ежедневных перевозок, скорее всего, потребуется интеграция с 1С, складской программой или другой учётной системой.

3. Проверить электронные подписи

Для подписания электронных транспортных документов потребуется квалифицированная электронная подпись.

Руководитель организации или индивидуальный предприниматель может подписывать документы своей квалифицированной электронной подписью.

Если документы будет подписывать сотрудник — например, кладовщик, логист или бухгалтер, — ему понадобится электронная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность.

Машиночитаемая доверенность подтверждает полномочия сотрудника действовать от имени компании.

До перехода необходимо проверить:

— действует ли электронная подпись руководителя;

— кто фактически будет подписывать документы;

— оформлены ли подписи сотрудникам;

— выпущены ли машиночитаемые доверенности;

— правильно ли указаны полномочия сотрудников;

— настроено ли рабочее место для подписания документов.

4. Определить ответственных сотрудников

Электронная транспортная накладная затрагивает не только бухгалтерию.

В работе с документами могут участвовать:

— руководитель;

— логист;

— кладовщик;

— менеджер по закупкам;

— менеджер по продажам;

— водитель;

— бухгалтер;

— сотрудник, принимающий товар.

Необходимо заранее определить, кто:

— создаёт документ;

— проверяет сведения о грузе;

— подтверждает передачу товара;

— подписывает документы при погрузке;

— принимает товар на складе;

— контролирует завершение перевозки;

— исправляет ошибки.

Если ответственность заранее не распределить, груз может приехать на склад, но сотрудник не сможет принять и подписать электронный документ.

5. Согласовать работу с контрагентами

Для полноценного электронного документооборота подключиться должны все участники конкретной перевозки.

Необходимо связаться с основными:

— поставщиками;

— покупателями;

— перевозчиками;

— экспедиторами;

— складскими операторами.

У контрагентов нужно уточнить:

— через какого оператора ИС ЭПД они работают;

— готовы ли они к обмену электронными накладными;

— кто подписывает документы;

— настроен ли роуминг между операторами;

— по каким перевозкам можно провести тестирование.

Передавать друг другу IP-адреса обычно не требуется. Если участники используют разных операторов, обмен документами может быть настроен через роуминг между их сервисами. Большинство операторов уже поддерживают такой формат взаимодействия.

6. Провести тестовые перевозки

Не стоит ждать 1 сентября и переводить все перевозки в электронный формат за один день.

Лучше заранее выбрать:

— одного поставщика или покупателя;

— одного перевозчика;

— один маршрут;

— несколько тестовых поставок.

Во время тестовой перевозки нужно проверить:

— корректно ли создаётся накладная;

— получают ли документ все участники;

— работают ли электронные подписи;

— правильно ли указаны роли сторон;

— может ли склад подписать приёмку;

— закрывается ли документ после доставки;

— передаются ли сведения в ГИС ЭПД.

После тестирования можно исправить ошибки и постепенно подключить остальные направления и контрагентов.

Как оформляется электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная состоит из нескольких информационных частей — титулов.

Каждый титул оформляется определённым участником на соответствующем этапе перевозки.

Титул грузоотправителя

Грузоотправитель создаёт электронную транспортную накладную и заполняет сведения о предстоящей перевозке.

Обычно указываются:

— данные грузоотправителя;

— данные грузополучателя;

— сведения о перевозчике;

— информация о грузе;

— адрес погрузки;

— адрес доставки;

— условия перевозки;

— сопроводительные сведения.

Грузоотправитель подписывает свою часть электронной подписью.

Титул перевозчика

Перевозчик получает документ, проверяет сведения и подтверждает приём груза к перевозке.

В накладную добавляются данные о транспортном средстве, водителе и фактическом принятии груза.

Титул грузополучателя

После прибытия товара грузополучатель проверяет груз и подтверждает его приёмку.

Если компания выступает только получателем товара, именно эта часть документа становится для неё основной.

ФНС отдельно указывает, что грузополучатель, не инициирующий документооборот, всё равно должен подписать титул 3 электронной транспортной накладной.

Завершение перевозки

После передачи груза перевозчик оформляет завершающую часть документа, подтверждая окончание перевозки и сдачу товара грузополучателю.

В зависимости от обстоятельств перевозки могут создаваться дополнительные титулы: например, при переадресовке груза, изменении водителя, замене автомобиля или возникновении разногласий.

Когда электронная транспортная накладная обязательна

ЭТрН необходима, когда осуществляется перевозка груза по договору перевозки с привлечением стороннего перевозчика.

Рассмотрим основные ситуации.

Компания отправляет товар через транспортную компанию

Организация продаёт товар покупателю и нанимает транспортную компанию для доставки.

В этом случае организация выступает грузоотправителем и должна создать электронную транспортную накладную, заполнить свою часть и передать документ перевозчику.

С 1 сентября 2026 года такая перевозка по общему правилу оформляется в электронном виде.

Компания получает товар от поставщика

Поставщик организовал доставку через транспортную компанию.

Покупатель выступает грузополучателем. Он не обязан создавать накладную, но должен получить её через систему и подписать приёмку груза.

Поэтому подключение к сервису ЭПД потребуется даже компании, которая только принимает товар.

Покупатель самостоятельно нанял перевозчика

Покупатель заказал транспорт у сторонней компании, чтобы забрать товар со склада поставщика.

В этом случае распределение обязанностей зависит от условий договора и от того, кто указан грузоотправителем и заказчиком перевозки.

Такую схему необходимо заранее согласовать с поставщиком и перевозчиком.

Компания доставляет товар собственным транспортом

При доставке товара собственным автомобилем нужно определить, возникает ли отдельный договор перевозки.

Если товар перемещается собственными силами организации и самостоятельной услуги перевозки нет, транспортная накладная может не требоваться.

Но должны быть оформлены документы, подтверждающие:

— перемещение товара;

— законность нахождения груза в автомобиле;

— маршрут;

— служебное использование транспорта;

— передачу товара покупателю.

Конкретный комплект документов зависит от схемы доставки, условий договора и того, выделяется ли перевозка в самостоятельную услугу.

Покупатель забирает товар самовывозом

Если покупатель забирает товар собственным транспортом без привлечения сторонней транспортной компании, договор перевозки с профессиональным перевозчиком может отсутствовать.

В такой ситуации необходимость транспортной накладной определяется фактической схемой отношений.

Необходимо оформить документы на передачу товара и внутренние документы на поездку автомобиля. Одного только факта «самовывоза» недостаточно: нужно проверить, кто перевозит груз, на каком основании и предусмотрена ли отдельная услуга перевозки.

Когда можно будет использовать бумажные документы

Электронная форма станет основной, однако законодательство предусматривает отдельные исключения.

Минтранс указывает, что бумажные транспортные документы могут сохраняться, в частности:

— в некоторых перевозках с участием иностранных физических или юридических лиц;

— при отдельных каботажных перевозках;

— при перевозке для личных, семейных или домашних нужд физического лица, не связанных с предпринимательской деятельностью.

Использовать бумажный документ только потому, что компании так удобнее, после 1 сентября 2026 года будет нельзя.

Перед применением исключения необходимо проверить, соответствует ли конкретная перевозка условиям нормативных документов Минтранса.

Почему транспортные документы важны для налогового учёта

Транспортная накладная подтверждает не только факт движения товара, но и оказание услуги по перевозке.

Если организация включает расходы на доставку в расчёт налога на прибыль или налога по УСН «Доходы минус расходы», затраты должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

При привлечении стороннего перевозчика одним из основных подтверждающих документов является транспортная накладная.

При отсутствии надлежащих документов налоговая инспекция может поставить под сомнение:

— реальность перевозки;

— обоснованность расходов;

— факт оказания транспортной услуги;

— связь расходов с деятельностью компании;

— корректность отражения затрат в налоговом учёте.

На практике это может привести к исключению расходов, доначислению налога, пеней и штрафных санкций.

Однако утверждать, что отсутствие именно ЭТрН автоматически всегда означает штраф в размере 20% от стоимости перевозки, неверно.

Налоговые последствия зависят от конкретной ситуации: применяемой системы налогообложения, комплекта документов, существа операции и результатов налоговой проверки.

Основные риски для бизнеса

Переход на электронные перевозочные документы влияет не только на формальное соблюдение законодательства.

Неготовность компании может привести к операционным проблемам.

Невозможность вовремя принять груз

Товар приехал на склад, но у сотрудника нет доступа к системе, электронной подписи или машиночитаемой доверенности.

В результате приёмка задерживается, а документ остаётся неподписанным.

Задержки оплаты перевозчику

Многие транспортные компании получают оплату после оформления и закрытия транспортной накладной.

Если один из участников не подписал свою часть, перевозчик может не получить деньги в установленный договором срок.

Споры с покупателями и поставщиками

Если в документе неверно указаны количество товара, вес, адрес, время доставки или участники перевозки, могут возникнуть споры о том, когда и кому был передан груз.

Неподтверждённые расходы

Ошибки в транспортных документах создают налоговые риски, особенно если компания учитывает расходы на перевозку при расчёте налога.

Сбои из-за неподключённых контрагентов

Компания может полностью подготовить свою систему, но столкнуться с тем, что поставщик, перевозчик или покупатель ещё не подключились к транспортному ЭДО.

Именно поэтому переход необходимо согласовывать со всеми участниками цепочки.

Что проверить компании прямо сейчас

До 1 сентября 2026 года бизнесу стоит провести внутренний аудит.

Чек-лист подготовки к ЭТрН

Определить все ситуации, в которых компания отправляет или получает груз.
Установить свою роль в каждой схеме перевозки.
Проверить договоры с поставщиками, покупателями и перевозчиками.
Выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД.
Проверить возможность интеграции сервиса с 1С или другой учётной системой.
Назначить сотрудников, ответственных за создание и подписание документов.
Проверить квалифицированные электронные подписи.
Оформить машиночитаемые доверенности сотрудникам.
Узнать, какими операторами пользуются основные контрагенты.
Настроить роуминг между операторами.
Провести несколько тестовых перевозок.
Подготовить внутреннюю инструкцию для бухгалтерии, логистов, склада и водителей.

Ответы на частые вопросы

С какой даты электронная транспортная накладная станет обязательной?

По общему правилу обязательный электронный формат перевозочных документов вводится с 1 сентября 2026 года.

Касается ли переход обычных торговых компаний?

Да. Если компания отправляет или получает товары с использованием наёмного транспорта, она является участником логистической цепочки.

Нужно ли подключаться, если компания только получает товар?

Да. Получатель должен иметь возможность получить электронную накладную и подписать титул, подтверждающий приёмку груза.

Нужно ли подключаться напрямую к ГИС ЭПД?

Нет. Компания выбирает аккредитованного оператора ИС ЭПД, а оператор передаёт сведения в государственную систему.

Можно ли работать через обычного оператора ЭДО?

Необходимо проверить, имеет ли оператор аккредитацию Минтранса именно как оператор ИС ЭПД и предоставляет ли сервис для работы с перевозочными документами.

Обычного обмена счетами-фактурами, актами и УПД может быть недостаточно.

Нужна ли электронная подпись кладовщику?

Если кладовщик будет подписывать документы от имени организации, ему потребуется электронная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность с соответствующими полномочиями.

Нужно ли передавать контрагентам IP-адреса?

Как правило, нет. Для обмена между разными операторами используется роуминг. Сторонам необходимо обменяться приглашениями или идентификаторами участников в соответствии с правилами используемых сервисов.

Нужна ли ЭТрН при самовывозе?

Зависит от фактической схемы перевозки.

Если покупатель забирает товар собственным транспортом без привлечения стороннего перевозчика, отдельный договор перевозки может отсутствовать. Но операцию всё равно необходимо подтвердить товарными и внутренними транспортными документами.

Можно ли после 1 сентября оформить бумажную накладную?

Только в случаях, прямо предусмотренных законодательством и актами Минтранса. Простое соглашение сторон о бумажном формате не отменяет обязательные требования.

Главный вывод

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная становится частью ежедневной работы не только перевозчиков, но и большинства компаний, которые отправляют или получают товары с привлечением наёмного транспорта.

Главная сложность перехода заключается не в выборе программы.

Компаниям необходимо одновременно:

— проанализировать схемы доставки;

— распределить роли сотрудников;

— оформить электронные подписи и доверенности;

— подключить оператора;

— договориться с контрагентами;

— проверить роуминг;

— провести тестовые перевозки.

Оставлять эту работу на конец августа рискованно.

Если компания регулярно получает или отправляет товары, подготовку к обязательному транспортному ЭДО стоит начинать уже сейчас.

Анна Зубрилина, руководитель бухгалтерской компании НДС365.

Помогаем предпринимателям и компаниям выстраивать бухгалтерский и налоговый учёт, организовывать электронный документооборот и заранее готовиться к изменениям законодательства.

02.09.2026