Архивация и хранение документов
Ведение делопроизводства по-прежнему связано с сохранностью большого количества документов на бумажных носителях. Перевод части материалов в электронный вид добавил электронные копии в архивный инструментарий, но основная часть дел по-прежнему хранится на бумаге. Хранение документов в Москве, как и по всей стране регулируется российским законодательством и имеет две важные особенности:
Правильное оформление
Условия содержания
Ведение архива организации это не только выделение отдельного специалиста или группы специалистов, если речь о большом документообороте. Фактически в каждом подразделении должен быть сотрудник, обладающий навыками первичной обработки. Это необходимый для работы, но не приносящий никакой коммерческой прибыли вид деятельности.
Помимо людских затрат есть фактор технических условий. Помещение для хранения архивной документации должно иметь площадь, отвечающую объемам хранящегося фонда и техническое оснащение, прежде всего вентиляцию и оборудование, обеспечивающее влажность пространства. Бумага очень чувствительна к повышенной влажности и легко покрывается плесенью, уничтожая данные, хранящиеся на ней. А сроки хранения у документов совершенно разные. От года у копий до 75 лет у личных дел и режима постоянного хранения у приказов и распоряжений.
Преимущества услуги
Что дает организация архивного производства с привлечением сторонней организации?
В любой организации, коммерческой или бюджетной всегда происходит активное изменение документооборота, обусловленное изменениями в деятельности. И эти изменения необходимо учитывать при формировании номенклатур и при учете образовавшихся документов. А их количество может увеличиться и площади помещения, вчера удовлетворяющие условиям по размеру и оснащению, сегодня могут оказаться недостаточными. При привлечении внешних архивных специалистов этот вопрос будет решать организация, обслуживающая архив.
Этапы работ по приему документов на хранение
Можно создавать в компании собственную структуру, занимающуюся каждый год учётом, изъятием документов, подлежащих передаче в архив, обработкой документов, а это:
Заполнение описей постоянного хранения
Прошивка и нумерация
Актов по передаче документов
Актов о списании дел с истекшим сроком хранения
Зачастую под архив выделяют подвальные помещения или склад. Проблема такого решения в расположенный поблизости коммуникациях здания. Это увеличивает влажность и создаёт угрозу в случае внештатной ситуации. Даже если помещение нему подвале, то вопрос технического оснащения климатическим оборудованием и соответствие площади архива должен быть выполнен на любом этаже здания.
Отдельный вопрос – это уничтожение списанных архивных фондов. Особенно актуальный для государственных структур. Требуется выполнить уничтожение, чтобы избежать распространения данных, хранящихся в бумагах и произвести утилизацию. Причем это бумаги разной плотности. Если материалы хранятся на офисной бумаге, то папки могут быть как картонными, так и пластиковыми.
Передача документов на внеофисное хранение
Важный момент – персональные данные и коммерческая тайна. Договор об оказании услуги по ведению архива надежно защищает организацию от утечек как личных данных, так и информации, связанной непосредственно с производственным процессом. Наряду с уменьшением трудозатрат хранение данных играет не последнюю роль в цене вопроса
