БЛОГ
Самозанятые и ИП водители в 2026 году: риски после перехода на ЭТрН

Водители ИП и самозанятые в перевозках: что проверить после перехода на ЭТрН

У перевозчика несколько собственных машин, около 15 водителей — и практически ни одного водителя в штате. Часть работает как ИП, часть как самозанятые. Так можно?
Именно с такой ситуацией мы недавно разбирались на консультации.
Клиент пришёл с вопросом об ЭТрН. Его беспокоило, как технически организовать новый документооборот: почти 200 пунктов доставки, несколько маршрутов и потенциально 600–800 электронных перевозочных документов в день.
Но довольно быстро стало понятно:
800 документов — не главная проблема.
Гораздо важнее разобраться, кто фактически выполняет перевозку, на чьей машине едет водитель и почему человек, который регулярно работает на маршруте компании, оформлен как ИП или самозанятый.
Именно об этом поговорим в статье.

Про ЭТрН мы уже писали — здесь повторяться не будем

С 1 сентября 2026 года для автомобильных грузоперевозок транспортная накладная, заказ и заявка на перевозку в общем случае формируются в электронном виде. Минтранс подтверждает, что обязательный переход уже вступил в силу.
Что такое ЭТрН, кому она нужна и как технически перейти на электронные перевозочные документы, мы подробно разбирали здесь
А для компаний, работающих с маркетплейсами и фулфилментом, у нас есть отдельный разбор.
В этой статье нас интересует другое последствие новой системы.
Электронный документооборот делает перевозку более структурированной с точки зрения данных: документы поступают в ГИС ЭПД, а доступ контролирующих органов к информации о перевозках упрощается. ФНС прямо указывает на это среди особенностей новой системы.
А значит, бизнесу особенно важно, чтобы реальная схема работы совпадала с тем, как она оформлена документально.

Реальный кейс: свои машины, но водители — ИП и самозанятые

Исходные данные клиента выглядели примерно так:
  • несколько собственных автомобилей;
  • около 15 водителей;
  • постоянные маршруты;
  • почти 200 пунктов доставки;
  • часть водителей работает на машинах компании;
  • часть приезжает на собственном транспорте;
  • есть ИП и самозанятые;
  • на некоторых маршрутах привлекаются сторонние перевозчики.
При этом бизнес за полтора года вырос примерно с одного маршрута и 10 ПВЗ до 12 маршрутов и почти 200 точек обслуживания.
И первый вопрос собственника был вполне логичным:
«Как мне теперь оформить весь этот объём ЭТрН?»
Но мы начали с другого:
«А кто именно у вас выполняет эти перевозки?»
Потому что подключить оператора ЭПД и научиться подписывать документы — техническая задача.
А вот неправильно оформленные отношения с людьми, которые фактически обеспечивают деятельность бизнеса, — уже налоговый и кадровый риск.

Может ли водитель работать как ИП или самозанятый?

Да.
Сам по себе статус ИП или самозанятого не означает нарушение.
Компания вправе покупать услуги у самостоятельного предпринимателя или плательщика НПД.
Например, перевозчик привлёк другого ИП:
  • у него свой автомобиль;
  • он принимает конкретный заказ;
  • самостоятельно организует перевозку;
  • сам отвечает за результат;
  • работает с разными заказчиками.
Это нормальная предпринимательская модель.
Проблема начинается не со слов «ИП» или «самозанятый» в договоре.
Проблема начинается тогда, когда по документам перед нами подрядчик, а фактически человек работает как обычный сотрудник.

Как ФНС отличает самозанятого от фактического сотрудника

Здесь нет одного признака, после которого договор автоматически становится трудовым.
Оценивается совокупность обстоятельств.
ФНС в качестве возможных признаков подмены трудовых отношений называет, в частности:
  • постоянный график или сменность;
  • контроль со стороны заказчика;
  • регулярный характер работы;
  • периодические выплаты;
  • выполнение постоянной трудовой функции вместо отдельного задания;
  • использование оборудования заказчика;
  • отсутствие самостоятельности в организации работы;
  • длительные и стабильные отношения с одним заказчиком.
Для перевозчиков особенно интересно ещё одно разъяснение ФНС.
Среди признаков организационной зависимости налоговая прямо приводит ситуацию, когда заказчик распределяет самозанятых по объектам или маршрутам исходя из производственной необходимости.
А теперь посмотрим на типичную транспортную компанию.
Компания говорит:
В понедельник едешь на этот маршрут.
Во вторник выходишь на другую смену.
Машина наша.
Маршрут наш.
Заказчик наш.
Время определяем мы.
Работаешь практически каждый день.
Платим регулярно.
И только договор при этом называется «оказание услуг ИП».
Вот здесь уже есть что анализировать.

Может ли ИП или самозанятый водитель ездить на машине компании?

Это один из главных вопросов, который возник у клиента.
И здесь важно не впадать в крайности.
Нет правила, по которому любой водитель на автомобиле компании автоматически должен быть сотрудником.
Но автомобиль заказчика — это один из факторов, который будет оцениваться вместе с остальными обстоятельствами.
ФНС относит использование оборудования и инфраструктуры заказчика к признакам, которые могут свидетельствовать о зависимости исполнителя.
Поэтому две внешне похожие ситуации могут иметь совершенно разный уровень риска.

Ситуация 1

ИП получает отдельный заказ, самостоятельно организует работу, несёт предпринимательский риск, работает с несколькими заказчиками.
Это похоже на отношения двух самостоятельных участников бизнеса.

Ситуация 2

Водитель каждый день ездит на автомобиле компании, компания назначает ему маршруты и смены, контролирует процесс, регулярно оплачивает работу, а других заказчиков у водителя практически нет.
Здесь уже гораздо больше признаков отношений, похожих на трудовые.
Поэтому вопрос нужно ставить не так:
«Можно ли самозанятому ездить на моей машине?»
А так:
«Как в целом устроены наши отношения и можно ли доказать, что это действительно независимый исполнитель?»

«А если сделать договор аренды автомобиля?»

Такой вопрос на консультациях тоже возникает регулярно.
Например:
компания передаёт ИП автомобиль в аренду, а дальше ИП самостоятельно выполняет перевозку.
Такая модель действительно существует.
Но один договор аренды сам по себе проблему не решает.
Если фактически ничего не изменилось — компания по-прежнему назначает человеку смены, выдаёт маршруты, контролирует процесс и оплачивает его работу как водителя, — одной новой бумаги недостаточно.
Документы должны отражать реальную хозяйственную модель, а не создавать её только на бумаге.

А если перевозчик привлекает другого перевозчика?

В нашем кейсе была и такая ситуация.
Часть маршрутов выполняли люди на своих автомобилях, причём у отдельных ИП были собственные водители.
И здесь возникает уже другой вопрос:
кто фактически является перевозчиком по конкретному заказу?
Если ваша компания получила заказ, но для его исполнения привлекла самостоятельного перевозчика, необходимо правильно выстроить всю цепочку договоров и перевозочных документов.
В консультации мы как раз обсуждали ситуацию, когда в перевозке фактически участвуют несколько сторон и каждой из них необходимо определить свою роль в документообороте.
Принцип здесь простой:
фактическая перевозка и документы не должны рассказывать две разные истории.

Почему ЭТрН делает этот вопрос особенно актуальным

Важно понимать: ЭТрН не ввела новый запрет на работу с ИП или самозанятыми.
И правила определения трудовых отношений появились не 1 сентября 2026 года.
Изменилось другое.
Перевозочная деятельность становится гораздо более цифровой.
Электронные перевозочные документы передаются через операторов ИС ЭПД в государственную систему. ФНС отмечает, что данные о перевозках аккумулируются в ГИС ЭПД, а новая модель упрощает контролирующим органам доступ к информации о перевозке и грузе.
Минтранс прямо говорит о формировании цифрового следа перевозки и возможности анализа данных.
Поэтому я бы не говорила предпринимателю:
«Из-за ЭТрН вам теперь нельзя работать с самозанятыми».
Это неправильно.
Я бы сказала иначе:
«После перехода на цифровые перевозочные документы старую схему работы стоит проверить ещё раз».

Нужно ли срочно переводить всех водителей в штат?

Нет.
Это ещё одна крайность.
После подобных консультаций у собственника легко возникает мысль:
«Хорошо. Тогда завтра оформляю всех 15 человек сотрудниками».
Я бы так не делала.
Сначала нужно разделить людей по реальной модели работы.
Например:

Постоянные водители

Если человек работает регулярно, на вашей машине, по вашим маршрутам и графику, под вашим контролем — здесь действительно стоит отдельно оценить необходимость трудового оформления.

Самостоятельные перевозчики

Если это ИП со своим транспортом, своими сотрудниками и самостоятельной организацией перевозки — это уже другая модель отношений.

Разовые исполнители

Если человек действительно выполняет отдельные заказы и сохраняет предпринимательскую самостоятельность, гражданско-правовой формат может быть обоснован.
То есть задача не в том, чтобы «всех оформить».
Задача — убрать ситуации, когда реальность одна, а договоры говорят совершенно другое.

С чего мы рекомендовали начать клиенту

Не с Диадока.
Не с новой программы.
И даже не с трудовых договоров.
Первый шаг — сделать карту фактической работы бизнеса.
Для каждой машины и каждого водителя нужно собрать:
Автомобиль
Кому принадлежит?
Водитель
Кто фактически находится за рулём?
Статус
Сотрудник, ИП, самозанятый, сотрудник стороннего перевозчика?
Маршрут
Кто его назначает?
График
Кто определяет время работы?
Оплата
За конкретный результат или регулярно за сам процесс работы?
Заказчик
С кем заключён основной договор?
Перевозчик
Кто фактически выполняет перевозку?
Документы
Соответствуют ли они реальной цепочке?
Вот после этого уже можно принимать решения.

А потом обязательно посчитать деньги

И здесь начинается ещё одна важная часть консультации.
Допустим, выяснилось, что часть постоянных водителей разумнее оформить в штат.
Это не только кадровое решение.
Это изменение экономики бизнеса.
В нашем случае собственник сразу начал считать, сколько будет стоить официальное содержание нескольких водителей и выдержит ли это текущая маржинальность маршрутов.
Именно поэтому я не люблю рекомендации в стиле:
«Просто оформите всех сотрудников правильно».
Собственнику нужно одновременно посчитать:
  • фонд оплаты труда;
  • страховые взносы;
  • НДФЛ;
  • стоимость бухгалтерского и кадрового сопровождения;
  • себестоимость каждого маршрута;
  • текущую маржу;
  • возможное изменение стоимости перевозки.
Может оказаться, что после изменения модели какой-то маршрут перестаёт быть прибыльным.
И тогда вопрос уже звучит не:
«Как нам оформить водителя?»
А:
«Как должна измениться стоимость нашей услуги, чтобы бизнес вообще сохранил экономический смысл?»

Что перевозчику стоит проверить прямо сейчас

Если у вас есть собственные машины, а перевозки выполняют ИП или самозанятые, я бы проверила пять вещей.
1. Кто фактически выполняет каждый маршрут.
Не по договору, а в реальности.
2. На чьём автомобиле он работает.
Собственный транспорт исполнителя и постоянная работа на автомобиле заказчика — разные модели.
3. Кто управляет работой водителя.
Кто определяет смены, маршруты, время выхода и контролирует работу.
4. Как водитель получает деньги.
Есть ли конкретный результат услуги или выплаты фактически напоминают регулярную оплату труда.
5. Совпадает ли всё это с договорами и перевозочными документами.
Если нет — сначала стоит разобраться с моделью, а уже потом автоматизировать документооборот.

Главное: ЭТрН здесь не проблема, а индикатор

Клиент пришёл к нам с вопросом:
«Как обработать 600–800 электронных документов в день?»
А в итоге основная часть консультации была совсем не про количество документов.
Она была про машины.
Про водителей.
Про ИП и самозанятых.
Про договоры.
Про маршруты.
И про экономику бизнеса.
Это хороший пример того, почему изменения в законодательстве нельзя рассматривать изолированно.
ЭТрН — это техническая часть.
А за ней может обнаружиться гораздо более важный вопрос:
соответствует ли юридическая и налоговая модель тому бизнесу, который у вас фактически вырос?
За полтора года можно вырасти с одного маршрута до двенадцати, с нескольких точек — почти до двухсот.
И схема, которая нормально работала на старте, на новом масштабе уже может требовать совершенно другой структуры. Именно такая ситуация и была у нашего клиента.
Поэтому при переходе на ЭТрН я бы советовала смотреть шире.
Не только:
«Где поставить электронную подпись?»
Но и:
«Кто у меня перевозчик?»
«Кто у меня сотрудник?»
«Кто действительно независимый подрядчик?»
«Совпадают ли мои договоры с реальностью?»
«И выдерживает ли всё это экономика бизнеса?»
Если ответы на эти вопросы пока неочевидны — сначала имеет смысл разобрать действующую схему, а уже после менять договоры, оформлять сотрудников и перестраивать документооборот.
В НДС365 мы именно так и проводим консультации: смотрим не один документ отдельно, а всю связку — налоги, сотрудников, договоры, операции и финансовую модель бизнеса.
Мы можем пройти эту цепочку вместе, определить слабые места и составить план действий именно под вашу ситуацию.

Ждем вас! Записаться можно тут

Потому что задача не просто оформить всё «правильно».
Задача — сделать так, чтобы новая модель была законной, управляемой и экономически жизнеспособной.
17.09.2026
Made on
Tilda